Geprüfter Kanzleisitz – rechtliche Sicherheit bei der Einrichtung eines Kanzleisitzes in einem Business Center

Flexible Bürolösungen werden mittlerweile von zahlreichen Unternehmen vieler unterschiedlicher Branchen nachgefragt. Auch für Rechtsanwält*innen stellt die Erweiterung ihrer Geschäftsräumlichkeiten mithilfe von Business Centern bzw. die Einrichtung ihres ständigen Kanzleisitzes in einem solchen Center eine attraktive Möglichkeit dar, die zahlreiche wirtschaftliche Vorteile bietet. Allerdings haben Vertreter dieser Berufsgruppe sehr hohe Anforderungen, weil sie in beruflicher Hinsicht in einem besonders sensiblen Umfeld agieren. Bereits seit dem 19. Jahrhundert regelt die Rechtsanwaltsordnung in Deutschland bestimmte Pflichten der Berufsausübung. So muss jede Rechtsanwältin und jeder Rechtsanwalt eine Kanzlei im Bezirk jener Kammer einrichten, bei der sie oder er Mitglied ist. Diese, sowie die Zweigstellen, müssen bestimmte personelle, sachliche und organisatorische Voraussetzungen, die in der Rechtsanwaltsordnung als obligatorisch vorgeschrieben sind, erfüllen. Deren Einhaltung wird von den örtlichen Rechtsanwaltskammern überprüft.

Maßnahmenkataloge gewährleisten Transparenz

Um den hohen Anforderungen von Rechtsanwält*innen gerecht zu werden, wurde vom Bundesverband Business Center e.V. ein Anforderungskatalog entworfen. In diesem Katalog werden zahlreiche Vorgaben gelistet, welchen Leistungsumfang die Anbieter von flexiblen Bürolösungen mindestens erfüllen müssen, um den Juristen die Einrichtung ihres Kanzleisitzes in einem Business Center zu ermöglichen. Dabei handelt es sich um folgende Voraussetzungen, die in Zusammenarbeit mit Juristen ausgearbeitet wurden und bundesweit Gültigkeit besitzen:

  • Am Gebäude oder im Eingangsbereich muss ein Kanzleischild angebracht werden.
  • Zwischen dem Anbieter von flexiblen Büroräumlichkeiten und der Rechtsanwältin bzw. dem Rechtsanwalt muss es Vertraulichkeitsvereinbarungen hinsichtlich Mandanten- und Datenschutz geben.
  • Seitens des Business Centers ist eine bevorzugte und gesonderte Bearbeitung der Post erforderlich.
  • Eine eigene lokale Rufnummer muss eingerichtet werden.
  • Eingehende Telefonate werden unter dem Kanzleinamen individuell angenommen.
  • Zudem kommt es zu einer Anrufweiterleitung und/oder Benachrichtigung samt Protokollierung.
  • Es ist notwendig, die Kanzleiunterlagen in einer festen Einrichtung unterzubringen.
  • Bei Bedarf werden professionelle Büroservices geboten.
  • Es besteht die Möglichkeit, bei Mandantenterminen die gesamte Infrastruktur flexibel zu nutzen.

Das Zertifikat „Geprüfter Kanzleisitz“

Mithilfe des Zertifikats „Geprüfter Kanzleisitz“, das vom Bundesverband Business Center e.V. als Resultat auf die steigende Nachfrage von Juristen ins Leben gerufen wurde, können Rechtsanwält*innen nun auf einen Blick erkennen, welche Business Center die hohen Ansprüche an einen Kanzleisitz erfüllen. Momentan sind deutschlandweit insgesamt 16 Standorte zertifiziert. Dabei handelt es sich neben Business Centern in Saarbrücken, Berlin, Mannheim und Düsseldorf auch um das BMS Büro- und Marketing-Service Stuttgart.

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